E-Mail Archivierung
Was kann unter E-Mail Archivierung verstanden werden?
Die E-Mail-Archivierung bezieht sich auf den Prozess des Abspeicherns von E-Mail-Nachrichten in einem gesonderten Archivsystem. Das Archiv kann entweder physisch oder digital sein, und automatisch erstellt werden. E-Mail-Archivierung ist in der Regel Teil einer größeren Datensicherheits- und Compliance-Strategie, die darauf abzielt, wichtige Geschäftsdaten zu schützen und zu erhalten.
Einige Vorteile von E-Mail-Archivierung sind:
Verbesserung
der Geschäftsabläufe und der Produktivität,
indem E-Mails schneller gefunden und verarbeitet werden können.
Verbesserung
der Datensicherheit und Schutz vor Datenverlust,
da E-Mails in einem gesicherten Archiv gespeichert werden und dadurch besser
vor unbefugtem Zugriff und versehentlicher Löschung geschützt sind.
Erfüllung
von rechtlichen und regulativen Anforderungen, da E-Mails als Beweismittel
verwendet werden können und bestimmte E-Mails aufgrund von gesetzlichen Anforderungen
aufbewahrt werden müssen.
Optimierung
des Speicherplatzes und Verringerung der Kosten für den E-Mail-Server,
da ältere E-Mails in das Archiv verschoben werden können,
anstatt auf dem E-Mail-Server zu belasten.
E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff, genau festgelegt. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mail verstreut in den Postfächern ihrer Mitarbeiter befinden.